L''autenticazione di firma consiste nell'attestazione da parte del dipendente addetto a ricevere la documentazione, notaio, cancelliere, segretario comunale o funzionario incaricato dal Sindaco, che la firma è stata apposta in sua presenza dall'interessato, previa sua identificazione.
 

Secondo la nostra legislazione generale, l’autentica della sottoscrizione è di competenza dei notai (art. 72 Legge 16 febbraio 1913 n. 89). Le autentiche ad opera di soggetti diversi devono essere quindi intese come una deroga a questo principio generale, e non possono pertanto essere applicate a tutti i casi, bensì limitatamente a tipologie definite.

Il funzionario incaricato può autenticare ad esempio le sottoscrizioni apposte in calce a:

• Degli atti relativi al passaggio di proprietà dei beni mobili registrati e la costituzione di diritti di garanzia su di essi, ovvero pegni ed ipoteche.
• Relative a quietanze liberatorie.
• Sugli atti previsti dal Codice di Procedura Penale
• Su determinati atti relativi alle adozioni
• Su dichiarazioni inerenti  la sussistenza del debito
• Le firme in materia elettorale (art. 14 L. 53/1990, che estende anche al Sindaco e ad altri soggetti la competenza ad autenticare) o in materia di adozione (art. 31 lett. e) L. 184/1983).
• Le istanze e dichiarazioni sostitutive rivolte a privati. Notiamo che “istanza”, in senso giuridico, è il documento col quale si chiede ad una PA di iniziare un iter amministrativo. Dato che, in questo caso, il c. 2 si riferisce specificamente a soggettidiversi dalla PA, il Legislatore deve necessariamente aver usato questo termine nel senso più generico di “richiesta”. Quindi sì all’autentica, ad esempio, su richieste rivolte a banche o assicurazioni

Non è invece possibile autenticare le sottoscrizioni apposte in calce a:

• Dichiarazioni d'impegno e di volontà
• Accettazioni o rinunce d'incarico
• Procure (comunque siano denominati, sono atti con cui l'interessato conferisce ad altri soggetti il potere di agire in nome e per proprio conto)
• Deleghe
• Dichiarazioni future
• Scritture private e meri rapporti tra privati
• Dichiarazioni a contenuto negoziale regolate dal codice civile.
• Fogli in bianco o parzialmente in bianco (mancanti di parti sostanziali).

In tali casi sarà necessario rivolgersi ad un notaio.

Al fine dell'identificazione da parte dell'ufficio, occorre essere muniti di un documento di identità .

L'autenticazione sconta l'imposta di bollo ai sensi di Legge, salvo che ne venga prevista l'esenzione da una particolare norma esentativa.
 

Casi particolari:

- per i minorenni, la firma deve essere apposta da chi esercita la potestà o dal tutore; 

- per gli interdetti, la firma deve essere apposta dal tutore; 

- per chi non sa o    non può firmare, il pubblico ufficiale ne dà atto previo accertamento dell’identità del dichiarante;

- se il dichiarante non è in grado di firmare, è sufficiente che apponga un segno di croce sul documento

- se il dichiarante, capace di intendere e di volere, ha una impossibilità fisica alla firma (tutto quanto rientra nell'incapacità fisico/materiale di reggere una penna), al posto della firma si scriverà "impossibilitato alla firma per incapacità fisica" e poi procederà all'autenticazione; in questo caso comunque il richiedente, pur non riuscendo ad apporre dei segni grafici in calce al documento, manifesta con le parole o con i gesti la propria volontà alla sottoscrizione;

- se il dichiarante, oltre a non essere in grado di firmare il documento, non è in grado di manifestare una propria volontà per incapacità di intendere e di volere, non si potrà procedere ad alcuna autenticazione di sottoscrizione. Se i congiunti si trovassero quindi nell'impossibilità, a causa della mancanza del documento con sottoscrizione autenticata, di presentare istanze nell'interesse dell'incapace, se l'incapacità non è temporanea sarà necessario che adottino le procedure di legge previste per la nomina di Amministratori di sostegno o tutori.